L'inventaire, c'est le moment de vérité : on compte ce qui est réellement en rayon et on le compare à ce que l'on croit avoir. C'est souvent une corvée qu'on repousse, alors que c'est le seul moyen de repérer les pertes, la casse, les erreurs de saisie et les vols. Bien organisé, il prend quelques heures, pas une nuit entière.
Inventaire complet ou tournant ?
L'inventaire complet compte tous les articles en une fois, idéalement chaque mois ou chaque trimestre. L'inventaire tournant compte une partie du stock à chaque fois — un rayon, une catégorie, les produits les plus chers — sans fermer la boutique. Les deux se combinent très bien.
1. Préparer
- choisissez un moment calme (avant l’ouverture, après la fermeture, un jour creux) ;
- saisissez toutes les livraisons reçues et toutes les ventes avant de commencer ;
- rangez les rayons : un produit à un seul endroit ;
- répartissez les zones entre les personnes qui comptent.
2. Compter
Comptez chaque article dans son unité de vente : pièces, kg, sacs, litres, plaquettes. Pour les produits vendus au poids ou au mètre, pesez ou mesurez. Ne comptez pas « de mémoire » : un article non vu est un article à zéro.
Dans CommerceAfrique, une session d'inventaire liste les produits : on saisit les quantités comptées au fur et à mesure, sur téléphone ou ordinateur.
3. Comparer et comprendre les écarts
L'écart, c'est la différence entre la quantité comptée et la quantité théorique. Avant de valider, regardez les plus gros écarts : erreur de comptage ? livraison non saisie ? produit rangé ailleurs ? Recomptez ces articles en priorité.
4. Valider et corriger le stock
Une fois les écarts vérifiés, validez l'inventaire : le stock est corrigé et les écarts sont enregistrés dans l'historique des mouvements. Vous repartez d'un stock juste.
5. Tirer les leçons
Les écarts répétés sur les mêmes produits disent quelque chose : un produit fragile qui se casse, un article facile à voler, une unité mal choisie à la création du produit. Corrigez la cause, pas seulement le chiffre.
En pharmacie, profitez de l'inventaire pour contrôler les dates de péremption et les numéros de lot.